Ngày 09-01-2025, UBND thị xã Mường Lay ban hành Văn bản số 44/UBND-TP về việc chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu cung cấp bản sao chứng thực từ bản chính. Theo đó, UBND thị xã yêu cầu:

1. Các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thị xã:

 - Chủ trì, phối hợp với Phòng Tư pháp thị xã rà soát văn bản quy phạm pháp luật thuộc lĩnh vực có nội dung quy định thủ tục hành chính yêu cầu nộp, xuất trình giấy tờ, tài liệu là các bản sao “có chứng thực” đề xuất sửa đổi theo hướng hạn chế dùng bản sao có chứng thực.

 - Tuyên truyền, phổ biến quy định về tiếp nhận bản sao kèm bản chính để đối chiếu hoặc tiếp nhận bản sao điện tử nhằm giảm chi phí thực hiện thủ tục hành chính cho công dân.

- Khi tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn công dân mang bản photo kèm bản chính để đối chiếu theo quy định tại khoản 1, Điều 6 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, cụ thể:

 “Điều 6. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao

1. Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính”.

 2. UBND các xã, phường:

 - Chịu trách nhiệm quản lý đồng thời tăng cường tự kiểm tra, giám sát việc tiếp nhận hồ sơ TTHC tại Bộ phận một cửa nhằm kịp thời phát hiện, chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp giấy tờ tài liệu là bản sao có chứng thực không đúng quy định.

- Có giải pháp nâng cao tỷ lệ hồ sơ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính theo quy định; tăng cường tiếp nhận, sử dụng bản sao điện tử trong giải quyết TTHC.

- Tiếp tục tuyên truyền, hướng dẫn cho cán bộ, công chức, viên chức, người dân thực hiện và khai thác, sử dụng lại bản sao đã được chứng thực điện tử.

 - Tổng hợp khó khăn, vướng mắc (nếu có) báo cáo về UBND thị xã (qua Phòng Tư pháp thị xã) để hướng dẫn kịp thời.

 3. Phòng Tư pháp thị xã

- Hướng dẫn UBND các xã, phường báo cáo kịp thời các phản ánh của người dân về việc cơ quan, tổ chức trên địa bàn tiếp nhận TTHC không nhận bản sao kèm bản chính để đối chiếu.

- Tại thời điểm công dân yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính, công chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm tìm hiểu mục đích của việc chứng thực; trường hợp chứng thực nhằm mục đích thực hiện các TTHC hướng dẫn công dân dùng bản sao kèm bản chính để đối chiếu hoặc chứng thực điện tử để tái sử dụng kết quả nhiều lần./.